Conclusion Implementation successtory Internationaal bedrijf actief in de FMCG
Op een Service afdeling van een internationaal bedrijf actief in de FMCG met een gevestigd hoofdkantoor in de UK, heeft Conclusion Implementation de tijdelijke rol ingevuld van een Service Delivery Manager, zgn Vendor IT Lead. Het bedrijf had haar support op gebied van Finance, BI en CRM uitbesteed aan een Indisch bedrijf.
De invulling van deze rol was noodzakelijk omdat enerzijds de rol al enige tijd vacant was en anderzijds er diverse verschuivingen van personen en verantwoordelijkheden hadden plaatsgevonden. Dit resulteerde in onnodige druk bij teams waardoor zij niet aan hun primaire dagelijkse werkzaamheden toekwamen.
Stap voor stap
Beginnen bij het begin. De eerste stappen die nodig zijn om meer rust en controle te krijgen. Hiervoor was het aanpassen en herinrichten van de overlegstructuur tussen de Vendor en het bedrijf noodzakelijk. Vanuit onze ervaring en behoefte uit de organisatie zijn er speerpunten gedefinieerd die het fundament legde voor de nieuwe structuur. Speerpunten hierbij waren een KPI rapportage, duidelijke en eenduidige actielijst, juiste vertegenwoordiging van betrokkenen.
Ruis in de keten
Alles valt en staat met gemaakte afspraken, het borgen van afspraken is key. Deze stap lijkt eenvoudig, maar in de praktijk lijkt het anders.
De huidige interne processen van overdracht van project naar support, de zgn Post Go Live Support (PGLS) hebben we geanalyseerd en opnieuw focus aangebracht. Hiervoor hebben we gekozen voor de sign off list. Hiermee is het in één oogopslag duidelijk voor de projectleden en de supportafdeling wat er nog moest gebeuren voorafgaand aan de overdracht.
Een ander thema wat we hebben beetgepakt waren de change requests (CR’s). Er was een situatie ontstaan, waarbij CR’s al waren ontwikkeld zonder goedkeuring van business en/of IT. Het proces is aangescherpt in samenwerking met de ontwikkelteams en de supportafdeling met duidelijke taakverdeling en tijdslijnen.
Als laatste belangrijke verbeterpunt was de inzet van en het faciliteren in overleg tussen afdelingen. Een simpele maar zeer waardevolle inzet. Het zorgde ervoor dat men van elkaar wist wat er speelde, zorgde voor wederzijds begrip en een betere samenwerking. Ook het opnieuw inbrengen van een Retrospective zorgde voor een nieuwe energie.
De kracht van samenwerken
De uitdaging van deze rol was primair het snel up and running krijgen van de teams zodat zij hun dagelijkse werk konden herpakken. De wijze waarop de nieuwe overlegstructuren werden geïmplementeerd was belangrijk. Onderliggend speelt de medewerkerstevredenheid hier een grote rol. De teams zijn nauw betrokken geweest bij de inrichting van de nieuwe processen, zij zijn immers eindgebruiker en in de lead van hun dagelijkse dag invulling.
In deze ad interim projectmanagers rol namen wij het voortouw in advies en implementeerden we samen met de teams waarbij we schakelden met alle niveaus binnen de keten.
