Uitdaging

Conclusion Implementation heeft bij Van Lanschot een verbeterproject gerealiseerd gericht op de 10 stafdiensten van Van Lanschot (HRM, Bestuurssecretariaat, Facility management, Marketing & Communicatie, Audit, Financial Risk Management, Compliance, Financial Control, Treasury en Risk Management). Bij een vijftal afdelingen (HRM, Bestuurssecretariaat, Financial Control, Treasury en Financial Control) is een uitgebreid project doorlopen; bij de andere 5 betrof het een quick scan. Achtergrond van deze doorlichting was de noodzaak tot optimalisatie van de stafdiensten.

Aanpak

Bij de betrokken afdelingen zijn in eerste instantie vanuit de klantvraag, de processen, de besturing van deze processen, de competenties van medewerkers, de organisatiestructuur en houding en gedragsaspecten geïnventariseerd en geanalyseerd (Ist-positie).

Op basis van deze eerste fase is er een eerste analyse verricht omtrent de kwaliteit en efficiency van de stafdiensten. Deze analyse behelsde het inschatten van het globaal verbeterpotentieel en het definiëren van de belangrijkste knelpunten die in de weg staan van het leveren van de beoogde kwaliteit en efficiency van de dienstverlening van de stafdiensten.

Resultaat

Na deze fase heeft Conclusion voor de vijf afdelingen het herontwerp, het belangrijkste resultaat van deze opdracht, ter hand genomen. In de ontwerpfase is de zogenaamde future state ontworpen (soll positie). In deze fase zijn optimale, efficiënte processen, met bijbehorende (proces-)sturing (zoals KPI’s en visueel management) ontwikkeld evenals de nieuwe organisatiestructuur, competenties van medewerkers en houding en gedragsaspecten. Zowel in de analysefase als in de ontwerpfase is nauw samengewerkt met de medewerkers van Van Lanschot om zorg te dragen voor een voortgaande ontwikkeling van de verbeteraanpak. Het herontwerp heeft vervolgens geleid tot een Plan van Aanpak voor de implementatiefase waarin opgenomen is hoe de verschillende stafdiensten het veranderingsproces zouden kunnen doorlopen. Hierna is bij een aantal afdelingen de implementatiefase doorlopen.

Onderscheidend vermogen

Het projectmanagement was in handen van een van de medewerkers van Conclusion die gespecialiseerd is in het projectmanagement van verbeterprojecten. Het project is binnen budget en planning gebleven. De projectrisico’s zijn voortdurend gemonitord door middel van de door onszelf ontwikkelde projectmonitor. Uiteraard vormen uitkomsten van stakeholderanalyses, nulmetingen, projectplanningen en impactanalyses van tussentijdse wijzigingen input voor de inschatting van de projectrisico’s.