18-12-2008 / publicatie / Arno Willemse

Deel 6 Implementatie

1 Gap analyse

Met de gap analyse wordt gekeken hoe, door wie, en in welk tempo het gat tussen de huidige situatie en de gewenste situatie kan worden gedicht. Bij voorkeur zou dit in de staande organisatie gedaan worden; als onderdeel van het normale werk (en niet als een extra activiteit). De betrokken medewerkers moeten dan wel de ruimte krijgen om dat te doen. Niet als “werk dat er even bij komt”. Tempo maken in de implementatiefase is belangrijk. Leg de focus op slechts een paar onderwerpen , en creëer korte termijn succesjes. In plaats van verandering op (te) veel vlakken in een laag tempo. Momentum is belangrijk, want succes creëert vertrouwen en zet aan tot doorpakken richting verder succes.

 

Als leidraad wordt vaak de VSM (Value Stream Map) gebruikt die je zichtbaar aan de muur kan hangen. Met zichtbaar daar waar daadwerkelijk aan gewerkt wordt en waar nog aan gewerkt moet worden. Een VSM die langere tijd onveranderd aan de muur hangt is eigenlijk een slecht teken voor wat betreft de omarming van Lean. Het kan een teken zijn dat het tempo te laag is of dat de veranderingen zelfs zijn stilgevallen. Het is altijd mogelijk om te verbeteren, als maar goed genoeg wordt gekeken. Kan de doorlooptijd dichter bij de bewerkingstijd worden gebracht? Kan de kwaliteit omhoog? Kunnen we op microniveau kijken naar verspillingen? Kortom, continu kijken naar de mogelijkheden in de VSM.

 

Je moet je ook goed beseffen dat de veranderingen die worden geïnitieerd mogelijk geen verbeteringen zijn. Wat gebeurt er als we het probleem toch niet voldoende hebben begrepen? Wat gebeurt er als de oplossing toch niet de verwachte of gewenste resultaten heeft? Het moet geen schande zijn om dit weer terug te draaien! Stop liever de verandering en geef duidelijk aan waarom; als leider word je daar alleen maar sterker van in plaats van dat het geloof in Lean en het management afkalft. Dat houdt in dat voor elke verandering moet worden gecontroleerd / gemeten wat de uitkomsten zijn, zodat bijgestuurd kan worden. Door alle stappen van onderzoek tot en met implementatie te volgen, blijf je in controle van het proces.

 

2 In de startblokken

In het gehele Lean project – en zeker in deze fase – hebben leidinggevenden een cruciale rol. De ruimte voor de medewerkers, de ontwikkelgesprekken, aandacht voor het goede gedrag en soms ook aandacht voor ongewenst gedrag, voor inzet en voor de resultaten. Soms meedenken of spiegelen aan de hogere doelen. Voorbeeldgedrag en Lean leiderschap is essentieel voor elk (Lean) project.

 

3 Uitvoering & interactie

Zoals gezegd, tempo is belangrijk. Met de aftrap wordt een nieuwe manier van werken geïntroduceerd. En als het werk onveranderd door de organisatie kabbelt komt er weinig extra energie vrij. Zorg er dus voor dat initiatieven daadwerkelijk voortgang boeken. Vraag bijv. aan de eigenaren of het daadwerkelijk lukt om de beloofde opleverdatum te behalen, of er hulp nodig is. Vaak is zo’n reminder een manier om weer even met vernieuwde energie het onderwerp op te pakken. Doe dat niet één dag voor de weekstart waarin deze wordt besproken maar bijvoorbeeld halverwege de tijdsinterval.

Het helpt ook om acties uit te laten voeren door tweetallen. De tweetallen houden elkaar inhoudelijk scherper en dus levert het betere resultaten. Maar groot voordeel is ook dat medewerkers elkaar helpen om de beloofde datum te behalen.

 

De dagstarts of de weekstarts zijn de aangewezen momenten om terugkoppeling te geven aan het gehele team. Maak tijdens zo’n moment de resultaten zichtbaar. Dan kan iedereen iets erbij schrijven of plakken en is het ook op andere momenten voer voor discussie (bijv. als een hogere manager eens een rondje doet op de werkvloer). Dit zijn de momenten waarop gezorgd kan worden dat iedereen is aangehaakt, dat extra input kan worden opgehaald en dat een probleem en oplossing dus “van iedereen” kan worden gemaakt. Als er afspraken worden gemaakt zorg ervoor dat ze op het dagstart bord of weekstart bord worden vermeld.

Films

  • Dagstart                                                   
  • Dagstart                                                   
  • Digitale dagstart                  

 

Voorbeelden

Onderstaand enkele voorbeelden van dagstartborden en verbeterborden. Het is een goed gebruik om eerst met een opzet te starten binnen een team. Het team kan dan zelf aangeven wat er op het bord moet en hoe dat een plaats moet krijgen. Eventueel kan dat later (na vele aanpassingen – of niet) omgevormd worden naar een standaard poster. Een paar tips voor bij een whiteboard:

  • Gebruik een whiteboard marker en een liniaal om een raster te maken; plak deze af met eenvoudig te verwijderen plakband. Je kunt nu het whiteboard gebruiken zonder dat de rasterlijnen worden uitgewist.  Er zijn ook mooie materialen te koop om dit voor elkaar te krijgen. 
  • Er zijn magneetkaarten beschikbaar die beschreven kunnen worden met een whiteboardmarker; dit is eenvoudiger dan post-its, want die vallen snel van het bord. Zo zijn er ook insteekhoezen voor bijv. wekelijks wisselende grafieken die worden afgedrukt.
  • Ronde magneten kunnen met enig improviseren worden gebruikt om bijv. verlof / studie etc. aan te geven. Ook kan er een pasfoto op geplakt worden.
  • Zorg voor verschillende soorten markers (dik / dun) omdat teksten soms wat kleiner geschreven moeten worden. Het gebruikt van vaste kleuren en stiften zorgt voor een rustiger uiterlijk
  • Nummer de onderdelen op het bord die als agenda voor de dagstart gebruikt kunnen worden. Er zijn magneten met uitroeptekens om belangrijke zaken op een whiteboard te markeren; dit kan eenvoudig wisselen per bespreking.
  • Met verrijdbare whiteboard kan eenvoudig een afscherming worden gemaakt – zo wordt een dagstart minder snel verstoord door andere medewerkers die langs lopen én wordt het geluid van de dagstart ook wat gedempt voor medewerkers die doorwerken. Bovendien kan daardoor de locatie van de dagstart wisselen. De achterkant kan natuurlijk ook worden gebruikt!

Bron: www.belbin.info

Bron: www.belbin.info

Bron: www.belbin.info

Bron: www.trainingenlean.nl

Arno Willemse
Een ding is zeker.
Er kan meer dan je denkt.
Bel Arno Willemse 06-24274684