22-10-2008 / publicatie / Arno Willemse

Deel 3 Initiatie

1 Iedere grote reis begint met een kleine stap

Men heeft vaak de neiging om in een project de gewenste resultaten en fasen om daar te komen, in grote brokken te definiëren. Om uiteindelijk resultaat te behalen, zou je eigenlijk andersom moeten werken. Als een kluwen touw moet je het uiteinde vinden als beste startpunt voor het project. Met kleine stappen haal je de knopen uit het touw om resultaat te behalen, om ervaring op te bouwen en de methode zichzelf te laten bewijzen voor de rest van de organisatie. Zomaar ergens beginnen en proberen de boel te ontrafelen, maakt het waarschijnlijk alleen maar erger. De kleine stappen passen natuurlijk wel in een groter doel: een bruikbaar touw zonder knopen.

 

2 Rollen in een Lean-projectorganisatie

Met betrekking tot de medewerkers die participeren in het Lean programma, is vooral de interactie met de staande organisatie belangrijk. Wie rapporteert aan wie, waarover en met welke frequentie? Op welke manier worden bijzonderheden besproken en met wie wordt dit gedaan? Hoe gaan we om met deelprojecten die minder goed lopen, bijvoorbeeld doordat er door de betreffende manager te weinig tijd wordt besteed aan het deelproject? Op welke manier wordt de betrokkenheid van het topmanagement besproken?

Het uiteindelijke doel is dat de projectorganisatie de staande organisatie in staat stelt om zelf Lean aan de gang te houden. Op een bepaald moment moeten de taken en verantwoordelijkheden in de organisatie terecht komen. Vanaf dag 1 wordt dat meegenomen in de uitvoering van het project.

 

3 Plan van aanpak: het script van het project

Geen enkel plan overleeft de eerste acties in het veld. In de praktijk blijkt dat er altijd onverwachte zaken naar voren kunnen komen. Dat kan je opvangen door vooraf allerlei back-up scenario’s mee te nemen in het plan van aanpak, of door het plan tijdens de uitvoering periodiek te toetsen en aan te passen op de dan geldende situatie. Dit laatste is pragmatischer en zorgt er voor dat de organisatie later ook op een flexibele manier leert omgaan met veranderingen in de situatie.

Films

 

Templates

Stakeholderanalyse


Uitwerking oefeningen