07-12-2020 / nieuws / Erik Jan de Kruijf
ERP-implementaties een IT-aangelegenheid?

Change Management bij jouw ERP implementatie

Een greenfield ERP implementatie is tegenwoordig niet meer zoals het was. De tijd van grote blauwdrukken en configuratie volledig toegespitst op de klantsituatie komt nauwelijks meer voor. Met de komst van SaaS-oplossingen is de standaard leidend bij een implementatie van een ERP-systeem. Dit vergt vaak grote aanpassingen binnen de organisatie. Huidige processen en procedures zijn niet meer herkenbaar door bijvoorbeeld het grote aantal verbeteringen die de best practices met zich meebrengen.

 

Waarom is Change Management relevant voor een ERP-implementatie

Iedere organisatie kent een performance curve die zich ontwikkelt door de tijd. Op het ene moment is de performance hoger dan op het andere moment. Dit komt door verschillende factoren.
Onderstaande figuur toont het effect van een wijziging op de prestaties van een organisatie. Bij de implementatie van een nieuw ERP-systeem wil je als organisatie zo min mogelijk verstoring in de dagelijkse operatie en een maximaal resultaat uit de nieuwe ERP-oplossing.

Door meer standaardisatie (Standaard tenzij) van software neemt de impact op processen en (in-) formele systemen toe. Verlies van productiviteit en discontinuïteit dreigt voor de kritieke bedrijfsprocessen. De maximale ROI (return on investment) van de ERP-investering wordt niet gehaald.

Een goede Change aanpak zorgt er dus niet alleen voor dat de mensen worden meegenomen in de verandering maar vermindert ook de performancedip en vergroot de uiteindelijke voordelen van de nieuwe ERP-oplossing.

 

 

Change principes

Ervaring heeft inmiddels geleerd dat het doorvoeren van veranderingen binnen een organisatie sneller en beter gaan als er expliciet aandacht is voor de menselijke kant van de verandering. Hiervoor is een gestructureerde veranderaanpak essentieel.

Idealiter is de output van de verander-activiteiten meetbaar.
Hierdoor kun je tijdens het project bijsturen, waar nodig aanvullende interventies bepalen en de voortgang van de verandering volgen. Door voor deze aanpak te kiezen, is de wijziging organisatie specifiek en kan deze worden doorgevoerd in de organisatie.

 

 

De organisatie leidt de verandering

De organisatie zal zelf de leiding moeten nemen in de verandering. Dit wordt bewerkstelligd door voor de belangrijkste stakeholders binnen de organisatie concreet te laten participeren binnen het project en bekleden een sleutelrol in de verandering. Het doel is om een duidelijk overzicht te krijgen hoe de belangrijkste stakeholders kunnen worden ondersteund om de verandering tot stand te brengen. Door het in kaart brengen en activeren van de zogenaamde “guiding coalition” en “working coalition” is de kans dat de veranderingen geborgd worden significant groter. De guiding coalition is de sponsor van de verandering en bestaat veelal uit het hoger management van de organisatie. Zij zorgen ervoor dat er voldoende draagvlak wordt gecreëerd. De working coalition participeert actief in het project in relatie tot inhoudelijke zaken zoals procesontwerp en nieuwe werkwijzen, maar fungeren ook zeker als ambassadeur.

 

 

Conclusion Advanced Readiness Scan (CARS)

Verandermanagement moet volledig geïntegreerd zijn in de aanpak van het project. Alle activiteiten rondom verandermanagement moeten gericht zijn op het realiseren van de verandering in samenwerking met de andere disciplines binnen het project. Als start van het traject voor verandermanagement heeft Conclusion Implementation de Quick Scan CARS¹ ontwikkeld als initieel assessment voor de organisatie. Dit leidt tot een specifieke veranderingsaanpak en is in overeenstemming met het "Standaard tenzij" -principe. Met dit assessment kan de organisatie een gedegen beslissing nemen, bepalen welke interventies nodig zijn en in hoeverre het ondersteund wilt worden. De uitkomst van de Quick Scan Cars is het begin van de veranderingsreis en bepaalt het ontwerp van de specifieke Change Management aanpak, gericht op de situatie van de organisatie.

 

De Cars Quick Scan is ook de start van het change management dashboard waarin de status van de 5 componenten wordt weergeven. Dit dashboard wordt gebruikt tijdens de veranderreis waardoor de verandering meetbaar is en je kunt bijsturen waar nodig.

 

Meer weten over de Conclusion Advanced Readiness Scan of over onze veranderaanpak? Neem contact met ons op.

 

WAAROM CONCLUSION

 

Conclusion Implementation levert dienstverlening gericht op vraagstukken op het gebied van Digitale Strategie, Leiderschapsontwikkeling, Verandermanagement en Prestatieverbetering. Daarnaast heeft Conclusion Implementation 20 jaar ervaring op het gebied van Change vraagstukken binnen verschillende branches.

 

Erik Jan de Kruijf
Een ding is zeker.
Er kan meer dan je denkt.
Bel Erik Jan de Kruijf 06-13062110