12-07-2017 / In 10-stappen naar fantastische zorg! / Carola van der Linden

In 10-stappen naar fantastische zorg!

In 10 stappen naar fantastische zorg22

De Verpleeg-, en Verzorgingshuizen & Thuiszorg (VVT) sector kampt met een aantal zeer grote uitdagingen. Hoofdzakelijk worden deze uitdagingen veroorzaakt door krapte op de arbeidsmarkt en de toenemende zorgvraag door de vergrijzing. Toch geloof ik dat wanneer zorgorganisaties met een bedrijfskundige en innovatieve blik de zorg organiseren, er voldoende tijd is voor kwalitatief goede zorg, gelukkige cliënten en tevreden medewerkers. Een geoliede machine werkt immers ook soepeler en levert meer producten op dan een machine waar nooit onderhoud aan wordt gepleegd en telkens stuk gaat.

Hieronder heb ik in 10 stappen beschreven hoe je als organisatie een ‘reset’ kan uitvoeren op de normale ontwikkelingscurve van de organisatie en kan komen tot het niveau waar je wil staan met oog innovatie, kwaliteit, continuïteit en betaalbaarheid.

 

  1. Stap 1 begint bij het aanstellen (kan ook intern) van een manager bedrijfskunde & innovatie. Ken je missie en visie. Kijk goed naar de oorzaken van de problematiek, de zorgvraag, de huidige formatie. Zoek de dwarsverbanden die je na een goede analyse zal zien. Veel te vaak zijn er in het verleden reorganisaties ingezet die misschien wel voorkomen hadden kunnen worden met een goede oorzaakanalyse.
  2. Investeer in nieuwe technologie en faciliteer de medewerkers in het primair proces, zodat de administratieve taken tot een minimum beperkt kunnen worden. Denk hierbij niet alleen aan software, maar zeker ook aan hardware!
  3. Maar let op, zorg altijd voor een goede implementatie fase. Investeer liever iets meer in training, video’s en communicatie, dan dit wegens tijd of geldgebrek niet te doen. Uiteindelijk zal een goede implementatie fase je geld opleveren! Ik hoef niet uit te leggen dat wanneer je ABC traint aan key-users, ze vaak alleen AB onthouden en de eindgebruiker alleen A kent in het dagelijks gebruik.
  4. Wees open en eerlijk in de communicatie naar het primair proces. Neem hen mee in de cijfers! Misschien vinden ze dit niet het allerleukste onderdeel van hun baan, maar het biedt wel bewustwording. Vraag om feedback; jouw medewerkers hebben fantastische ideeën!
  5. Als ik in gesprek ben met wijkteams vraag ik hen: “Stel ik geef jullie vandaag allemaal een creditcard, met het bedrag op de creditcard moet je de maand doorkomen, maar ik zeg niet hoeveel geld erop staat. Wie staat er dan aan het einde van de maand rood?” Het leuke aan deze vraag is dat je letterlijk alle hersenen in de actie stand ziet schieten (ogen kijken omhoog) en er na 5 seconde heel voorzichtig wordt geantwoord: “Dat kunnen we toch niet weten als we niet weten hoeveel geld er op de creditcard staat?”. Kortom: vertel mensen wat ze mogen, hebben en kunnen en wat het doel is. Een doel geeft richting!
  6. Verbind aan dit doel een kader en zorg ook dat er hulp is om op terug te vallen mocht het allemaal even wat minder gaan. Teams alleen vertellen dat ze 65% productief moeten zijn, maar hen niet meenemen hoe ze dit bereiken en waarom het belangrijk is, heeft geen zin.
  7. Cruciaal is de balans tussen vraag en aanbod. Het komt vaak voor dat organisaties willen groeien, maar dit feitelijk niet aan kunnen, waardoor de vaste medewerkers veel extra uren werken en er uitzendkrachten worden ingezet. Met alle gevolgen van dien; hoger verzuim door overbelasting, hogere kosten door inzet van uitzendkrachten en mogelijk een slechtere kwaliteit van zorg. Kortom we zorgen niet meer goed voor de cliënt, voor de medewerker en voor de organisatie.
  8. Naast investeren in innovatie is het belangrijk om te investeren in vitaliteit! Het ziekteverzuim in de VVT sector is hoog, maar zou minder hoog hoeven te zijn met een goed verzuimbeleid. Denk hierbij aan aandacht en waardering voor de medewerker, geen overbelasting door personeelstekorten, gebruik van hulpmiddelen, gebruik van arbo-checks, duidelijke communicatie en een prettige samenwerking in de teams.
  9. Stuur niet alleen op productiviteit en effectiviteit van de teams, maar kijk als organisatie ook naar de rentabiliteit van een team. Blijkt dat een team door omstandigheden niet verder kan optimaliseren en daardoor niet rendabel is, ga dan in gesprek met partners en verzekeraars. Uiteindelijk is het voor alle betrokkenen beter om een goede oplossing te zoeken, dan de medewerkers te pushen het onmogelijke te bereiken.
  10. Tot slot….. Waardeer je medewerkers en zorg dat alle tandwielen in de organisatie goed draaien. Niet alleen het primair proces, maar vooral ook de ondersteunende diensten!

 

De zorg moet leuk zijn! Het draait om de zorg voor elkaar, de zorg voor jouw medewerkers en de zorg voor jouw cliënten. Werk niet harder, maar slimmer! Je zult zien dat het je dan niet alleen financieel voor de wind gaat, maar vooral dat de kwaliteit van zorg goed is en dat de medewerkers goed in hun vel zitten omdat ze gewaardeerd worden!

 

Kent jouw organisatie een uitdaging? Komen jullie tijd te kort? Staat de kwaliteit onder druk, zijn de medewerkers niet tevreden of vaak ziek en of zijn de financiële resultaten niet goed? Bel of e-mail me dan gerust, dan drinken we een kop koffie en kijken we samen welke stappen jouw organisatie zou kunnen zetten om te komen tot goede en betaalbare zorg!