Rijkswaterstaat (RWS) voert grootschalige veranderingen door. Een gevolg van veranderende eisen van burger, gebruiker en politiek en een door te voeren bezuinigingsopgave. Speerpunten in het bereiken van de professionaliseringsslag die de organisatie wil bereiken, zijn het uniformeren van processen, beperken van verspillingen en het verhogen van het individuele en daarmee collectieve verbetervermogen. RWS gaat meer doen, met minder mensen. Hoe? Door middel van resultaatgericht projectmanagement.
RWS PROJECTEN ZIJN COMPLEX
Aanleg- en Onderhoudprojecten worden bij RWS snel complex. Het integraal invulling geven aan zeven deelprocessen via vijf projectrollen, vaak meerdere contracten en bij een toenemend aantal klant- en organisatie eisen vraagt van ieder project een continue vertaalslag van gestelde kaders en richtlijnen naar praktijk. Dit met medewerkers die (nog) niet altijd beschikken over alle kennis en competenties die de nieuwe organisatie en deze processen van hen vragen. Een aantal bekende uitdagingen die daarbij optreden, zijn:
- Hoe op projectniveau integraal inzicht te creëren in klantbehoefte (aan welke eisen, voor wie te voldoen, waarom en wanneer)?
- Wie is waar verantwoordelijk voor en waar stuur je wel en niet op (intern/ extern)?
- Men gaat graag meteen aan de slag zonder eerst goed na te denken over hoe dit te doen. Het gevolg is dat er achteraf veel tijd en energie gestoken moet worden in ad-hoc en herstelwerkzaamheden.
- Er wordt slechts een beperkt deel van de uit te voeren werkzaamheden gepland. Daarbij ligt de focus vaak op werkprocessen van opdrachtnemers en minder op de door RWS zelf uit te voeren activiteiten. Dit terwijl deze vaak bepalend blijken voor een succesvolle contractsturing.
- Hoe boek je in praktijk vooruitgang in toonaangevend opdrachtgeverschap richting de markt en de ambitie ‘elke dag beter’?
- Er zijn (te)veel handvaten beschikbaar en in ontwikkeling (Werkwijzer Aanleg, ARIS, UPP, richtlijnen, handreikingen etc.). In hoeverre heb je het juiste stuur vast?
VOORKOM VERSPILLING!
Hoe nu onnodige verspilling in het organiseren van projecten te voorkomen? Doen we wat we moeten doen en is wat we doen effectief? Zo niet, sturen we dan tijdig bij? Leren we van onze ervaringen of vinden we het wiel steeds opnieuw uit? Op welke wijze creëer je balans tussen individuele professionaliteit en voorgeschreven uniformiteit? En dit alles sneller, elke dag beter, met minder eigen mensen en minder ruimte voor het inhuren van tijdelijke, aanvullende expertise…
STUREN OP HET JUISTE RESULTAAT
Sturen op de juiste resultaten voorkomt onnodige verspilling. Resultaatgericht projectmanagement omvat een pragmatische en aantoonbaar effectieve aanpak aan de hand waarvan de projectvoering van complexe, integrale infrastructurele projecten binnen afzienbare tijd te structureren, uniformeren en optimaliseren is.
RESULTAATGERICHT PROJECTMANAGEMENT BESTAAT UIT DRIE STAPPEN
Stap 1 – Structureren: basis voor een integraal plan
Door het vertalen van een projectopdracht in concrete doelen en projectresultaten (producten en besluiten), activiteiten/ processen en het inventariseren van daaraan gestelde eisen, ontstaat een totaalplaatje van hetgeen het project dient te realiseren. Eenvoudige visualisaties vanuit diverse perspectieven fungeren als praatplaten en een praktisch stuurmiddel om overzicht te behouden op het totaal aan projectactiviteiten, te leveren producten en de integrale samenhang daartussen. Tevens voorziet het in een eenduidige basisstructuur voor de verdere uitwerking van een project(plan) en strategie.