Wat is er nodig om ervoor te zorgen dat projecten wél lukken?

Er zijn veel goede theorieën, methoden, cursussen en workshops beschikbaar die een projectmanager kunnen helpen een project goed te managen en veranderkundig slim aan te pakken. Helaas wordt het geleerde in de praktijk vaak theoretisch of instrumenteel toegepast. De gevolgen zijn bekend; veel projecten duren nog steeds te lang, kosten te veel of leveren minder op dan beoogd. Wat is nodig om ervoor te zorgen dat een project wél lukt? Uw gezond verstand gebruiken en zorgen dat u als projectmanager niet in de geijkte valkuilen trapt. Hoe u dat het beste kunt doen, hebben we met de inbreng van enkele tientallen professionele projectmanagers van binnen en buiten Conclusion beschreven in een praktisch boek, ‘Projectmanagement, Zo lukt het wel!’.

Door drs. Barbara Moerkerk-Edens en Salim Dolgunyürek (Projectmanagers bij Conclusion Implementation)

Laat u niet meeslepen

Veel projecten mislukken door fouten of verkeerde keuzes aan het begin. Opdrachtgevers, maar ook projectmanagers, kunnen niet wachten om concrete resultaten te (laten) zien. Het gevolg is dat snel een projectplan in elkaar wordt gezet, zonder dat eerst goed wordt nagedacht over het eigenlijke probleem. Vervolgens wordt dit plan uitgevoerd, en blijkt bij de oplevering of implementatie dat dit toch eigenlijk niet was wat de organisatie nodig had. Stel dat u als projectmanager door een opdrachtgever gevraagd wordt een CRM-systeem te ontwikkelen en dat u enthousiast met de uitwerking aan de slag gaat zonder de salesmensen te vragen naar hún behoeften. Dan zou u er later wel eens achter kunnen komen, dat een budget voor relatiebeheer in combinatie met een simpel adressensysteem eigenlijk ook voldoende was geweest. Kortom, het loont de moeite om niet meteen gaan rennen. Het kost tijd om het echte probleem te identificeren en de oplossing te vinden die daarbij past. Die tijd verdient u echter later dubbel en dwars terug. Een resultaat dat werkelijk voldoet aan de behoeften, is gemakkelijker te implementeren en zal eerder leiden tot succes, zoals onderstaande figuur laat zien.

Maar hoe doet u dat dan? De start van een project vraagt om speciale vaardigheden. Voordat u uw rol als projectmanager kunt oppakken, zult u vaak eerst in de rol van consultant moeten kruipen om probleem en doel helder te krijgen. Dat wil zeggen: veel vragen, luisteren en doorvragen (‘five times why’). Pas wanneer u en uw opdrachtgever scherp voor ogen hebben wat er aan de hand is en wat er nodig is, kunt u uw project goed inrichten. Het is een proces waarin je continu met elkaar toetst of je op de juiste weg bent. Prince2 zegt niet voor niets dat je begint met een mandaat en dat je vervolgens via een projectvoorstel komt tot een projectplan (PID). Dat zijn al drie stappen vóór je überhaupt concreet aan de slag gaat met de uitvoering. Bouw uw projectplan stap voor stap op en toets regelmatig uw bevindingen bij uw opdrachtgever.

Betrek meteen de omgeving

Van begin af aan is het van belang niet alleen de opdrachtgever, maar ook de organisatie als geheel bij het project te betrekken. Zoek de stakeholders op die een rol hebben bij het laten slagen van het project. Denk hierbij aan sponsoren, mogelijke projectteamleden, maar zeker ook aan de werkvloer. Visualiseer wat het project deze mensen gaat brengen en laat ze meedenken over aanpak en risico’s. Door de omgeving al in een vroeg stadium te betrekken, verkleint u de kans dat u iets over het hoofd ziet en creëert u draagvlak voor het vervolg van uw project. U krijgt zo ook meer inzicht in de verschillende beelden en agenda’s die later gaan bepalen of uw aanpak succesvol zal zijn. Mensen zullen een oplossing waaraan ze zelf hebben meegewerkt, veel makkelijker accepteren, dan iets wat ze ‘opgelegd’ krijgen. Het is vragen om problemen om mensen pas te gaan betrekken bij de implementatiefase. Ons motto is: ‘implementeren doe je vanaf dag één’.

Zorg ook dat de organisatie betrokken blijft. Een grote valkuil is niet communiceren omdat er (nog) geen nieuws is. Ons advies is betrokkenen regelmatig op te zoeken, al is het maar om na te gaan of er nog vragen zijn. U wilt graag dat mensen zich roeren als ze onzeker of ontevreden zijn. Dan kunt u er tenminste wat aan doen! Als u van niets weet of uw kop in het zand steekt, dan krijgt u het later dubbel en dwars voor uw kiezen. En als u communiceert, verifieer dan ook of uw boodschap wel is aangekomen. Ga de dialoog aan met mensen. Zijn het er 15.000? Neem dan een representatieve steekproef.

Structureer, faseer en evalueer

Als een project dreigt te mislukken of als de opdrachtgever het gevoel krijgt dat u of hij overzicht en grip verliest, zal hij zelf gaan ingrijpen. Dit wilt u als projectmanager natuurlijk voorkomen. Door uw project gestructureerd in te richten en regelmatig te evalueren, houdt u grip en overzicht. Dit stelt u in staat om goed te rapporteren en wijzigingen effectief door te voeren.

Deel uw project daarom op in behapbare brokken. Zorg dat u op de juiste punten een beslismoment inbouwt, waarop u het project samen met uw opdrachtgever evalueert en hem de nodige beslissingen laat nemen. Als de omgeving sterk veranderd is – of de kosten veel hoger worden dan voorzien – kan het verstandig zijn de koers aan te passen of zelfs het project te stoppen. Daarom is van essentieel belang de evaluaties gedegen en samen met de opdrachtgever te doen. Te veel projecten worden maar doorgezet, terwijl de kosten helemaal niet meer in verhouding zijn tot de baten, of het project zelfs helemaal niet meer nodig is. Stel het projectteam en uw opdrachtgever daarom continu de vraag ‘doen we nog wel de juiste dingen?’ en doe voorstellen om de koers aan te passen als u denkt dat het nodig is.

Dit zijn enkele belangrijke aspecten bij het laten lukken van een project. In het boek ‘Projectmanagement, Zo lukt het wel’ vindt u nog veel meer praktische handreikingen, waarmee projectmanagers worden geholpen de essentie van projectmanagement te begrijpen en projecten succesvol te leiden en af te ronden. En dat op een manier die past bij de persoonlijkheid van de projectmanager en niet in de laatste plaats ook bij die van de opdrachtgever.