Stel u heeft besloten een huis te kopen en gaat naar de bank voor een hypotheek. De bank doet een voorstel waar u zich in kunt vinden en dus maakt u een afspraak met de notaris voor het passeren van de koopakte. Het enige dat u nog nodig hebt, is de offerte waarin de bank officieel bevestigt dat de financiering rond is. Na tien dagen wachten besluit u de bank te bellen of alles in orde is. U krijgt te horen dat de offerte ieder moment op de mat kan vallen. Dit gebeurt alleen vijf dagen later en in de stukken staat een ander rentetarief dan u had afgesproken. Na veel excuses van de bank krijgt u uw juiste offerte op de dag van de afspraak met de notaris binnen.

Ander voorbeeld. U komt bij de orthopeed met een probleem aan uw enkel. Deze besluit dat er een scan moet worden gemaakt. Hiervoor moet u een afspraak maken bij de röntgenafdeling, waar u de volgende week terecht kunt. Vervolgens moet u vijf werkdagen wachten op de uitslag en een nieuwe afspraak maken met de orthopeed. Deze besluit de enkel preventief in het gips te zetten. Voor in totaal anderhalf uur onderzoek hebt u drie dagdelen vrij moeten nemen en bent u tussen de eerste afspraak en het in het gips zetten inmiddels ruim twee weken verder.

Herkenbaar? Waarschijnlijk wel!

In het dagelijks leven komen we talloze voorbeelden tegen van processen die lang duren en waarin dingen fout gaan. Dit komt door langs elkaar heen werkende afdelingen, miscommunicatie en wachttijden tussen verschillende momenten waarop er aan een product of dienst gewerkt wordt. Tijdens het proces gebeuren allerlei handelingen waar u als klant niet om hebt gevraagd en waarvoor u dus ook niet wenst te betalen. Bijvoorbeeld controles als vangnet voor eerder gemaakte fouten.

Lean Management biedt hiervoor een oplossing. Deze door Toyota ontwikkelde methode streeft ernaar dat alle handelingen alleen maar gericht zijn op wat de klant heeft gevraagd. Al het overige is in de beleving van de klant verspilling. Lean helpt u om een scherp oog te krijgen voor deze verspilling en processen zo in te richten dat de kwaliteit verbetert (minder fouten), de doorlooptijd verkort en de productiviteit verbetert (meer doen met dezelfde of minder mensen). Lean Management kan tot spectaculaire resultaten leiden. Onderzoek van professor Womack wijst uit dat ‘Lean bedrijven’ gemiddeld 15% beter presteren dan hun concurrenten. Maar het betekent nogal wat voor de organisatie. In veel gevallen gaat deze echt op zijn kop en moeten gewoontes die jarenlang zijn ingesleten worden losgelaten. Dit is niet eenvoudig en zorgt ervoor dat in de praktijk behoorlijk wat Lean implementaties mislukken. Conclusion Implementation heeft een eigen aanpak ontwikkeld om ervoor te zorgen dat uw Lean implementatie wél lukt: Praktisch Lean Management!

Deze aanpak voegt twee elementen toe aan de traditionele Lean instrumenten: Veranderen van gedrag van mensen en een duidelijke projectmatige aanpak. Praktisch Lean Management bestaat uit vier fasen die hieronder kort worden toegelicht. In het boek ‘Praktisch Lean Management’ worden onze visie en de te gebruiken tools uitvoerig beschreven.

Fase 1: Initiatie
Beginnen met Lean heeft een grote impact op uw organisatie. Een goede voorbereiding is van essentieel belang. Een plan van aanpak beschrijft de twee centrale aangrijpingspunten van Praktisch Lean Management: het optimaliseren van het proces en het meekrijgen van de mensen in deze verandering. Bij de uitvoering hebben de betrokken leidinggevenden en medewerkers altijd een essentiële rol.

Fase 2: Analyse
Deze schept duidelijkheid over wat de klant wenst. Vervolgens wordt het huidige proces (de current state) in kaart gebracht en wordt vastgesteld door welke knelpunten het proces niet oplevert wat ervan wordt verwacht.

Fase 3: Herontwerp
Resultaat van het Herontwerp is een ontwerp voor het gewenste toekomstige proces (future state) zonder de geconstateerde knelpunten en met minimale verspilling. Kortom, een proces:

• Dat zonder verspilling de waarde produceert waar de klant voor wil betalen (Voice of the Customer);
• Dat tegen minimale kosten produceert (Voice of the Business);
• Waarin medewerkers optimaal kunnen en willen presteren (Voice of the Employee).

Deze ‘Voices’ worden vertaald naar SMART geformuleerde Kritische Proces Indicatoren (KPI’s).

Fase 4: Implementatie
Om het effect van de Lean-aanpak tot succes te laten leiden, moeten alle betrokkenen echt volgens het nieuwe proces werken en het management sturen op de afgesproken KPI’s. De praktijk leert dat dit lang niet altijd vanzelf gaat. Lean gaat over mensen en deze mensen moeten meewillen en meegaan in de verandering. Het daadwerkelijk implementeren en borgen van de nieuwe processen vraagt specifieke aandacht. De implementatiefase van het herontworpen proces start dan ook met een GAP-analyse waarin alle benodigde activiteiten worden benoemd om van de huidige naar de nieuwe proces inrichting te komen. Op basis van deze activiteiten wordt een implementatieplan opgesteld zodat ook deze cruciale fase gestructureerd en behapbaar kan verlopen.

Blijvende verandering
De vier fasen geven aan hoe Conclusion Implementation een Lean project aanpakt. Deze aanpak zorgt ervoor dat de verandering ook daadwerkelijk beklijft. Hoe dat gebeurt, staat uitgebreid beschreven in het boek Praktisch Lean Management.

Benieuwd wat onze aanpak voor u kan betekenen? Neem dan contact op met Jeroen van Os.