Op grond van een evaluatie heeft de StuurGroep Informatievoorziening (SGI) van het energiebedrijf besloten een verbeterprogramma te starten. Het programma is een verandertraject, waarin een aantal verbeterdoelstellingen voor de informatievoorzieningorganisatie zijn gebundeld, waaronder:

• Professionalisering van de manier waarop het energiebedrijf omgaat met it-projecten en de aansturing daarvan.
• Herinrichting van de processen en tools voor de afhandeling van incidenten, issues, changes en releases (van eindgebruikersbehoefte tot en met werkende oplossing).

Voor de realisatie van beide weergegeven doelstellingen dient een uniforme methode te worden geïmplementeerd, waarop de verschillende projecten worden uitgevoerd. Hierbij gaat het om de wijze waarop een project wordt opgestart, uitgevoerd en afgerond, inclusief de wijze waarop over het project wordt gerapporteerd.

Aanpak

In overleg met de opdrachtgever zijn de diverse deelproducten vastgesteld en daaraan prioriteiten verbonden. Het eerste op te leveren deelproduct is de ontwikkeling van een geconsolideerde projectenrapportage. Deze rapportage geeft inzicht in alle lopende it-projecten, status van het budget en status van de voortgang. Het tweede op te leveren deelproduct is de ontwikkeling en implementatie van een standaard periodieke projectrapportage door de projectmanagers op de GOKIT criteria, besluiten en risico’s. Binnen het energiebedrijf is een eigen projectmethodiek ontwikkeld. Het vierde deelproduct was het opzetten van het handboek programma- en projectmanagement, waarin eenduidige richtlijnen voor externe en interne projectmanagers worden beschreven. De opgeleverde deelproducten worden tenslotte ondergebracht bij het nieuw in te richten it-projectenbureau van het energiebedrijf.

Resultaten

Het it-projectenbureau voorziet en ziet toe op een eenduidige rapportage over it-projecten door interne en externe projectmanagers. Het it-projectenbureau stelt een geconsolideerde voortgangsrapportage op voor de it-board van het energiebedrijf.